Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de quoi

• Votre entreprise (l’employeur) choisit les informations qu’elle enregistre sur ses salariés et l’usage qu’elle en fait : elle est « responsable de traitement » au sens du RGPD.
• L’éditeur d’Alfred traite ces informations pour le compte de votre entreprise et selon ses instructions : il est son « sous-traitant ».
• Pour le compte du dirigeant et la gestion de l’abonnement (connexion, facturation, assistance), l’éditeur d’Alfred est lui-même responsable de traitement.

2. Les données traitées

• Entreprise : nom, coordonnées, établissements.
• Comptes : prénom, nom, adresse email, rôle, dates de connexion. Le mot de passe n’est jamais conservé en clair.
• Salariés : identité, coordonnées (facultatives), poste, contrat (type, dates, heures par semaine), planning, heures réalisées et corrections, congés et demandes, soldes de congés, fiches horaires et signatures, documents et justificatifs, alertes RH.
• Sécurité : journal des actions sensibles (qui a fait quoi, et quand). L’adresse IP sert uniquement à limiter les tentatives de connexion ; elle n’est pas conservée.

Seules les informations utiles à la gestion de l’équipe sont demandées. Alfred ne demande aucune donnée de santé. Un justificatif déposé par un salarié (un arrêt de travail, par exemple) n’est visible que par les personnes habilitées de son entreprise.

3. À quoi servent les données

À construire et publier le planning, suivre le temps de travail et les heures supplémentaires, traiter les congés et les demandes, établir et faire signer les fiches horaires, ranger et faire signer les documents, rappeler les échéances RH, et protéger les comptes.

Les données ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité.

4. Où sont les données et qui y accède

La base de données, les documents et les sauvegardes sont hébergés en France, chez OVHcloud. Les données de chaque entreprise sont séparées de celles des autres. Dans une entreprise, chaque personne ne voit que ce que son rôle autorise : un salarié ne voit que ses propres informations.

L’éditeur d’Alfred fait appel aux prestataires suivants :

• OVHcloud (France) : hébergement de l’application, des données et des sauvegardes.
• Cloudflare : protection du service et acheminement des connexions.
• Anthropic (Anthropic Ireland Limited pour les clients européens ; traitement possible aux États-Unis et dans d’autres pays) : service d’intelligence artificielle utilisé par l’assistant Alfred, uniquement dans les conditions décrites ci-dessous.
• Envoi des emails et signature électronique : les prestataires retenus seront indiqués ici avant leur mise en service.

5. L’assistant Alfred (intelligence artificielle)

L’assistant Alfred est réservé au dirigeant de l’entreprise. Son usage est facultatif : tant que le dirigeant ne lui pose pas de question, aucune donnée n’est transmise au service d’intelligence artificielle.

Quand le dirigeant pose une question, Alfred consulte les données de l’entreprise puis transmet au modèle Claude, de la société Anthropic, ce qui est nécessaire pour rédiger la réponse :

• la question posée et les derniers échanges de la conversation ;
• le prénom du dirigeant et le nom des établissements ;
• selon la question : le prénom et l’initiale du nom des salariés concernés, leur poste, leur établissement, le type et les dates de leur contrat, leurs horaires et leurs heures, l’état de leurs fiches horaires, leurs soldes de congés, et l’intitulé des tâches, réunions, demandes et alertes.

Ne sont jamais transmis : les adresses email, numéros de téléphone, adresses postales et dates de naissance, les documents et justificatifs, ni les motifs saisis par les salariés. Le type d’une absence n’est transmis que pour les congés décomptés d’un solde (congés payés, RTT) ; une absence pour maladie ou pour un événement familial apparaît seulement comme « Absence ».

L’assistant ne modifie aucune donnée et ne prend aucune décision à la place du dirigeant. Ses réponses sont une aide : elles peuvent comporter des erreurs et doivent être vérifiées avant toute décision importante.

Les conversations ne sont pas enregistrées par Alfred ; seul le nombre de questions posées chaque mois par l’entreprise est conservé.

Ce traitement peut avoir lieu en dehors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Il est encadré par le contrat conclu avec Anthropic, qui agit comme sous-traitant : ce contrat lui interdit d’utiliser ces informations pour entraîner ses modèles et applique les clauses contractuelles types de la Commission européenne aux transferts hors d’Europe.

Anthropic supprime les questions et les réponses de ses systèmes au plus tard 30 jours après leur traitement, sauf dans les cas prévus par ses règles (par exemple un usage abusif détecté, ou une obligation légale).

6. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant toute la durée d’utilisation d’Alfred par votre entreprise. Un salarié qui quitte l’entreprise est désactivé : son historique reste consultable par l’employeur, qui doit lui-même conserver certains documents pendant les durées prévues par la loi.

À la fin de l’essai gratuit sans abonnement, l’espace de votre entreprise est désactivé. Ses données sont conservées 30 jours, pendant lesquels vous pouvez réactiver l’espace ou nous demander une copie de vos fiches horaires et de vos documents. Elles sont ensuite supprimées définitivement, journal des actions compris ; le dirigeant en est prévenu par email 7 jours avant.

7. Sécurité

• Connexions chiffrées et mots de passe protégés.
• Droits d’accès par rôle, vérifiés à chaque action.
• Journal des actions sensibles, qui ne peut être ni modifié ni supprimé tant que l’espace de l’entreprise existe.
• Sauvegardes régulières.

8. Vos droits

Vous pouvez demander à accéder à vos données, à les faire corriger ou supprimer, à en limiter l’usage, à vous y opposer, ou à en obtenir une copie.

Si vous êtes salarié, adressez-vous d’abord à votre employeur : c’est lui qui décide des données enregistrées, et Alfred l’aide à vous répondre. Si vous êtes dirigeant, écrivez à contact@alfredrh.fr.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr).

9. Cookies

Alfred n’utilise que des cookies indispensables à son fonctionnement : celui qui vous garde connecté et ceux qui retiennent vos préférences d’affichage. Il n’y a ni cookie publicitaire, ni outil de mesure d’audience.

10. Contact et modifications

Pour toute question sur cette page : contact@alfredrh.fr. En cas de changement important (nouveau prestataire, nouvelle donnée traitée), cette page est mise à jour.